Implementácia nového informačného systému je pre každú firmu zásadným krokom, ktorý môže priniesť výrazné zlepšenie efektivity a automatizáciu procesov. Správne zvládnutá implementácia ERP systému zásadne ovplyvní fungovanie firmy. Nejde len o inštaláciu softvéru, ale o presun procesov a dát do nového prostredia. Implementácia ERP systému znamená začlenenie podnikového informačného systému do každodenného fungovania firmy. Hlavným cieľom je, aby firma po implementácii pracovala efektívnejšie než pred ňou.
Výber a implementácia nového ERP systému môže zásadne ovplyvniť chod vašej firmy. ERP systémy patria medzi základné stavebné kamene úspešného podnikania. Spojenie rôznych podnikových procesov a oddelení pod jednu strechu môže firmám priniesť mnoho výhod. ERP systémy ponúkajú centralizovanú databázu, ktorá integruje rôzne podnikové procesy od účtovníctva a riadenia ľudských zdrojov až po riadenie zásob a výroby.
Implementácia informačného softvéru je komplexný proces, ktorý si vyžaduje dôkladnú prípravu a plánovanie. Správna implementácia informačného systému si vyžaduje hlboké pochopenie nielen softvéru, ale aj obchodných operácií a pracovných postupov vašej organizácie. S výberom dodávateľa a ERP však rastie aj potenciál katastrofických chýb. Kľúčom k úspechu je správna príprava a dodržiavanie osvedčených metód. Vypracovanie dobre premysleného plánu implementácie nového informačného systému je kľúčové a líši sa podľa typu, veľkosti a odvetvia organizácie.
Kľúčové kroky pred implementáciou
Prvým krokom pri zavádzaní podnikového systému zvyčajne býva prehľadávanie možností a na iný menej. Pred výberom dodávateľa systému a jeho konkrétnej podoby je dôležité vyjasniť si všetky očakávania s vývojárom softvéru, ideálne formou akceptačných kritérií, ktoré presne špecifikujú požiadavky na softvér a je možné ich použiť ako podklad pre odsúhlasenie dodania softvéru. Dôkladná príprava, analýza, zapojenie kľúčových stakeholderov sú nevyhnutné na úspešný výber ERP systému a čas a ochota výrazne ovplyvnia jeho implementáciu.
Analýza potrieb a procesov
Hlavným problémom nie sú nové technológie a výpočet ich funkcií, ale modernizácia firemných procesov. Neimplementujete súčasný stav, ale budúci stav, v ktorom chcete byť o niekoľko rokov. A bez správnej definície procesov nemôžete definovať rozsah projektu ani vybrať správnu platformu. Začnite komplexným pohľadom na vaše súčasné systémy a procesy. Tento krok by mal zahŕňať revíziu vašich súčasných systémov a procesov vrátane finančných, výrobných, skladových, nákupných, personálnych, marketingových, predajných a riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Hľadajte oblasti, ktoré možno zlepšiť, pomenujte slabé miesta, definujte budúce potreby a zaznamenajte príležitosti, ktoré môže vyriešiť nový systém.
Otázky, ktoré si treba položiť:
- Musia moji zamestnanci zadávať rovnaké alebo podobné údaje na viacerých miestach?
- Koľko ľudí sa snaží vykonať jednu opakovanú úlohu, denne, týždenne, mesačne?
- Koľko času im to v priemere zaberá?
- Je tento systém spoľahlivý?
- Ako prebiehajú aktualizácie?
Musíte myslieť na rozšírenie procesov, pridanie automatizácie alebo nových funkcií, ako je mobilný prístup, umelá inteligencia a Business Intelligence.
Výber vhodného softvérového riešenia
Pri rozhodovaní medzi hotovým softvérovým riešením a softvérom na mieru je dôležité si uvedomiť, že hotový softvér je štandardizovaným riešením a ponúka podporu štandardným firemným procesom. Ak aj sme firma so štandardnými procesmi, ale chceme sa odlišovať od ostatných firiem, tak nám túto konkurenčnú výhodu hotový softvér neposkytne. Ďalším dôležitým faktorom pri našom rozhodovaní je čas. Vývoj softvéru na mieru je časovo náročnejší ako hotové softvérové riešenie.
Pri výbere vhodného softvérového riešenia pre firmu je dôležité určiť čo chceme softvérom dosiahnuť. Ak sú naše podnikové procesy a postupy podobné iným firmám, je pravdepodobné, že budeme mať aj podobné požiadavky na informačný systém. Ak sú, ale naše požiadavky na informačný systém špecifické, tak potrebujeme softvér na mieru.
Softvér na mieru zahŕňa vlastné funkcie v závislosti od našich potrieb. Je dôležité prepočítať koľko nás bude softvér stáť (počiatočná investícia, údržba, aktualizácie). Žiadny softvér nie je jedno rázovou investíciou a každé riešenie má svoje výhody a nevýhody. Pri vývoji softvéru na mieru je počiatočná investícia vyššia. Avšak pri rozširovaní a dopĺňaní funkcií sa môže z dlhodobého hľadiska oplatiť viac.
Softvér vyvinutý na mieru našou spoločnosťou, je vaše vlastníctvo a nie ste limitovaný licenčnými podmienkami. Hotový softvér nevlastníte, platíte paušálne, zvyčajne podľa licencií a na základe jednotlivých používateľov. Ak vaša spoločnosť rastie a vy máte viac zamestnancov, rastú aj náklady na softvér.
Pred rozhodnutím je potrebné si zvážiť všetky výhody a nevýhody softvérových riešení a na základe vašich potrieb a možností sa správne rozhodnúť. Firma môže fungovať aj na základe kombinácie vlastných nástrojov a hotových riešení.
Vytvorenie interného tímu a zapojenie vedenia
Kľúčovým faktorom úspechu je interný implementačný tím u zákazníka. Aj ten najmodernejší a najlepší software je účinný len vtedy, ak ho nasadzuje silný tím. Nedostatok času, podpory alebo zručností členov tímu môže viesť k oneskoreniu, vyšším ná náklady alebo neuspokojivým výsledkom. Pre úspech je nevyhnutné zapojenie kľúčových pracovníkov, ktorí dôkladne poznajú podnikové procesy, efektívne spolupracujú a majú rešpekt managementu. Nielen ľudí, ktorí síce majú čas, ale nemajú potrebné znalosti.
"Členovia vášho projektového tímu by sa mali projektu venovať na plný úväzok alebo čo najviac hodín týždenne. Kľúčoví používatelia by potom mali stráviť aspoň 25 % svojho času nielen dobiehaním projektových činností, ale aj pridanou hodnotou.“ Petr Dvořák, Project Management Office Manager Nevyhnutná je aj silná podpora vedenia spoločnosti. Pri každej implementácii je potrebné prijímať rozhodnutia o prioritách a kompromisoch.
Dôležité je mať zamestnanca, ktorý bude za implementáciu systému zodpovedný a ktorý bude mať prehľad o všetkých podstatných oblastiach a procesoch firmy.
Proces implementácie
Po výbere dodávateľa systému a jeho konkrétnej podoby už nasleduje implementácia. Následne prebieha samotné spustenie systému do prevádzky. Spravidla to znamená inštaláciu softvérového vybavenia, školenia všetkých používateľov, migráciu dát z pôvodných systémov, konfiguráciu systému podľa požiadaviek zákazníka, vytváranie tlačových výstupov a mnoho iného, s čím sa počas prevádzky stretneme.
Treba však počítať s možnosťou, že nie všetko pôjde hneď od začiatku hladko. Niektoré veci bude potrebné ladiť takpovediac za jazdy. Minimalizovať nečakané udalosti môže klient testovacou prevádzkou pred oficiálnym spustením systému.
Fázy implementácie
Presný proces implementácie sa môže líšiť v závislosti od povahy daného ERP systému či špecifík zákazníckej firmy. Vo všeobecnosti však môžeme hovoriť o nasledujúcich krokoch:
- Harmonogram a analýza: Vytvorenie podrobného harmonogramu s krokmi celej implementácie a analýza firemných procesov. Konzultanti potrebujú detailne zmapovať, ako jednotlivé oddelenia fungujú, kde vznikajú slabé miesta a ktoré procesy treba zefektívniť.
- Integrácia a prepojenie: V tejto fáze prechádza pomyselná loptička na vašu stranu. Ak chcete ERP prepojiť s ďalšími systémami - napríklad s účtovným softvérom, skladom, CRM alebo e-shopom - je dôležité riešiť túto otázku už teraz.
- Inštalácia systému: Konzultanti nainštalujú ERP systém na váš server, prípadne aj na lokálne zariadenia zamestnancov.
- Školenie používateľov: Systém je nainštalovaný, ale aby priniesol očakávané výsledky, musia s ním vaši ľudia vedieť pracovať. Dodávateľ nemôže celý proces zvládnuť bez aktívnej súčinnosti firmy. Počas školenia aj konfigurácie je potrebné, aby zamestnanci poskytli spätnú väzbu, definovali potrebné úpravy zostáv alebo zadali požiadavky na integráciu.
- Konfigurácia a ladenie: Po dokončení nastavenia nič nebráni ostrému štartu. Tento čas sa často označuje ako obdobie „detských chorôb“.
- Testovacia prevádzka: Minimalizovať nečakané udalosti môže klient testovacou prevádzkou pred oficiálnym spustením systému.
- Ostré spustenie: Samotné spustenie systému do prevádzky.
Najčastejšie problémy pri implementácii
Nie všetky firmy si zavádzajú systém „od nuly“. Niektoré už nejaký softvér používajú. Zvyčajne ide najmä o bežné CRM a ERP systémy. Často im tieto systémy prestávajú stačiť a potrebujú zmenu. Problémom môže byť, že zamestnanci sú zvyknutí z toho starého. To však nie je vždy možné, pretože nové postupy sú nastavené informačným systémom. Ďalší problém je, že zamestnanci neboli naučení pracovať v programe štruktúrovane.
Častým problémom je, že firma nevenuje dostatočnú pozornosť samotnej implementácii a podceňuje túto dôležitú fázu. Veľká časť „neočakávaných výdavkov“ vzniká tým, že neboli včas definované všetky požiadavky. Implementácia projektu, nedostatočné zaškolenie zamestnancov.
Prekonávanie prekážok
Implementácia ERP systému prináša firme veľké príležitosti, ale aj niekoľko úskalí. Na zmeny sa ťažko zvyká - najčastejšie problémy zavádzania nového systému. Je potrebné, aby si každá firma vybrala také riešenie, ktoré bude spĺňať jej požiadavky a vyhovovať konkrétnym potrebám jej biznisu a firemných procesov. Výberu nového ERP systému venujú firmy veľa času, ale keď príde na rad jeho nasadenie, často prejdú do pozície ‚tak už nám to rýchlo nasaďte, nech to môžeme začať používať‘. A to je tá najväčšia chyba. Implementácia vyžaduje súčinnosť oboch strán, teda dodávateľa aj firmy, ktorá systém obstaráva.
Ak chcete kvalitný implementačný plán, musíte si zvoliť kvalitného dodávateľa. Zabezpečte dostatočné zaškolenie zamestnancov. Školenia pokrývajúce zmeny v procesoch a zaužívaných návykoch. S plánovaním migrácie začnite čo najskôr. Nepodceňujte komunikáciu.
Prínosy implementácie informačného systému
Dobre zvolený informačný systém môže výrazne znížiť prevádzkové náklady, zrýchliť interné procesy a posunúť vašu firmu na vyššiu úroveň riadenia. Implementácia ERP systému prináša firme veľké príležitosti. Vďaka ERP systému sa správa skladov zrýchli a sprehľadní.
Optimalizácia procesov a automatizácia
Podnikový informačný systém zhromažďuje informácie v jednej databáze, čo je základ pre efektívne riadenie. ERP systém uľahčuje napojenie na e-shop, účtovný softvér alebo iné špecializované nástroje. Dáta zo systémov tretích strán ERP prepojí, zbiera a analyzuje.
Automatizácia týchto úloh šetrí čas a vy sa zatiaľ môžete zamerať viac na svoje podnikanie. Automatizácia úloh má aj ďalšie výhody ako je redukcia ľudských chýb. Keď vaše podnikanie funguje prevažne manuálne, šance na chybu spôsobenú pracovníkom sú oveľa vyššie.
Zlepšenie prehľadu a riadenia
Vďaka ERP systému má firma prehľad o svojich financiách v reálnom čase. ERP automatizuje schvaľovacie procesy a sleduje náklady naprieč oddeleniami. ERP systém poskytuje podklady pre strategické rozhodnutia. Sleduje ziskovosť, stav skladu aj výkon jednotlivých oddelení alebo zamestnancov.
Podnikový informačný systém udrží váš pracovný postup stabilný a stráži časové závislosti jednotlivých úloh. Informačný systém Elvis je určený pre stredné a menšie výrobné firmy (od 1 do cca 100 používateľov).
Firma EMELIX sa zaoberá vývojom informačného systému Elvis a jeho implementáciou skoro 20 rokov. Počas tohto obdobia nasadila softvér v desiatkach firiem. Každá firma je jedinečná, má iné požiadavky, iné priority, iných pracovníkov. Každá implementácia je iná - nedá sa ponúknuť len jedno univerzálne riešenie. Informačný systém a služby sú maximálne prispôsobené konkrétnej firme tak, aby softvér pomáhal a neobťažoval.
tags: #ako #sa #pripravit #na #implmentaciu #informacneho