Podnikatelia a firmy často riešia otázku, ako správne účtovať náklady na pracovné obedy a iné výdavky spojené s reprezentáciou a stravovaním. Cieľom tohto článku je poskytnúť komplexný prehľad o tejto problematike v slovenskom účtovníctve.
Stravné lístky a finančný príspevok na stravovanie
Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť stravovanie zamestnancovi, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako štyri hodiny v súlade s § 152 ods. 1 Zákonníka práce. Na zabezpečenie stravovania môže použiť niekoľko spôsobov, a to vo forme stravovacích poukážok (gastrolístkov) a elektronickej stravovacej karty.
Z pohľadu účtovných štandardov sa stravné lístky považujú za ceniny a účtuje sa o nich v skupine 21 - na účte 213. Účtovanie stravných lístkov ako cenín je v súlade s § 47 ods. 2 Opatrenia MF SR č. Zamestnávateľ je povinný poskytovať stravné lístky zamestnancovi vopred, aby bolo zabezpečené, že zamestnanec si za deň, kedy spĺňa podmienky § 152 zákonníka práce zaobstarať stravu.
Zamestnávateľ je povinný prispievať na stravovanie zamestnancov najmenej 55% z ceny jedla. Do daňových výdavkov si tak môže zamestnávateľ zahrnúť 55% z ceny stravného lístka, najviac však 55% zo sumy stravného pre pracovnú cestu trvajúcu 5 až 12 hodín, tj. podľa osobitného predpisu.
Príspevok zamestnanca na jedno jedlo bez DPH je 3,16 eur. Zamestnávateľ do daňových výdavkov v tomto prípade zaúčtuje sumu za jeden obed vo výške 4,84 eur. A to z dôvodu, že 55% zo sumy 9 eur bez DPH (cena jedného obeda) je vyššia ako maximálna suma príspevku platná od 1. 4.
Účtovanie gastrolístkov v podvojnom účtovníctve
Stravovacie poukážky v papierovej forme predstavujú pre zamestnávateľa z účtovného hľadiska ceniny. Podľa zákona o účtovníctve sa ceniny oceňujú ich menovitou hodnotou, teda cenou, ktorá je na nich uvedená. Vzhľadom na to, že zamestnávateľ je povinný zabezpečiť stravovanie zamestnancovi, gastrolístky musia byť poskytnuté vopred, aby mal zamestnanec možnosť si za ne kúpiť stravu.
Vopred odovzdané gastrolístky na určitý čas sa účtujú na ťarchu účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom so súvzťažným zápisom v prospech účtu 213 - Ceniny. Tento účtovný zápis sa vykoná v momente odovzdania gastrolístkov zamestnancovi.
Pri nákupe stravovacích poukážok zamestnávateľ účtuje na ťarchu účtu 213 - Ceniny a v prospech účtu 321 - Dodávatelia. Zamestnávateľ nakupuje stravné lístky na faktúru. Zamestnancom ich poskytuje vopred za nadchádzajúci mesiac podľa počtu pracovných dní, v ktorých je predpoklad, že budú pracovať dlhšie ako 4 hodiny. Zamestnávateľ platí stravné lístky formou zálohovej faktúry.
Príklad: Zamestnávateľ nakúpi stravovacie poukážky v počte 100 ks mesačne. Nominálna hodnota 1 gastrolístku je 5,85 eur. Zamestnávateľ dobil novému zamestnancovi stravovaciu kartu na mesiac vopred (v máji na jún).
Je dôležité brať do úvahy reálne odpracované dni zamestnanca. Ak počas víkendov a sviatkov nepracuje, nemá nárok na stravné za konkrétny deň. Rovnako si nemôže živnostník uznať ani stravné viackrát za deň ako kompenzáciu za iný deň.
Elektronické stravovacie karty
Alternatívou ku gastrolístkom je elektronická stravovacia karta. Zamestnávateľ dohodne so zamestnancom formu zabezpečenia stravovania. Následne zamestnávateľ objedná elektronickú kartu a dobije ju finančnými prostriedkami. Hodnota dobitia elektronickej karty na jeden deň je 5,85 eur.
Účtovanie prebieha nasledovne: zamestnávateľ uhradí faktúru od poskytovateľa elektronických stravovacích kariet. Následne zamestnávateľ zaúčtuje príspevok na stravovanie zamestnanca na ťarchu účtu 527 - Ostatné sociálne náklady a v prospech účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom.
Ak zamestnávateľ na začiatku, resp. v priebehu mesiaca dobije zamestnancovi elektronickú stravovaciu kartu v určitej hodnote, ale suma sa neodvíja od reálne odpracovaných dní zamestnanca v danom mesiaci (napríklad kvôli neprítomnosti zamestnanca), môže nastať nesúlad. Zamestnávateľ bude účtovať o spotrebe „kreditu“ na základe vyúčtovania od poskytovateľa elektronickej stravovacej karty.
Ak by zamestnanec neminul celú dobitú sumu na elektronickej stravovacej karte, suma nevyčerpaného dobitého „kreditu“ určeného na stravovanie sa prenesie do ďalšieho mesiaca.
Pracovný obed s klientom a daňová uznateľnosť
Je možné uznať výdavky podnikateľov na kávu, obed a alkohol ako daňové výdavky, čiže také, ktoré reálne znižujú základ dane? Pracovný obed s klientom je charakterizovaný ako výdavok na reprezentáciu, čiže nedaňový výdavok. To však neznamená, že podnikateľ ich nemôže „zahrnúť do účtovníctva“, resp. nemôže zaplatiť firemnou kartou a odložiť bloček pre účtovníka. To, že podnikateľ pozve klientov „napr. spoločnosti“, je v poriadku. Tieto výdavky neznížia základ dane, znížia iba jej čistý zisk (nejde o tzv. gastrolístky).
Uplatnenie stravného do daňových výdavkov upravuje § 19 ods. 2 písm. p) zákona o dani z príjmov. Živnostník si môže uplatniť do daňových výdavkov stravné maximálne v rozsahu a vo výške ustanovenej na kalendárny deň pre časové pásmo 5 až 12 hodín. Uvedené znamená, že živnostník si môže do daňových výdavkov uplatniť stravné najviac vo výške 5,10 eur za každý odpracovaný kalendárny deň.
Živnostník si však nemôže uplatniť daňový výdavok na stravné, ak je zároveň aj zamestnancom alebo mu vznikol nárok na stravné v súvislosti s pracovnou cestou. V takomto prípade sa uplatní postup v prípade cestovných náhrad.
Daňovo uznateľné a neuznateľné náklady
Podnikatelia si svoj základ dane môžu znížiť o tzv. daňovo uznateľné náklady. Okrem nich zákon definuje tiež daňovo neuznateľné náklady. Rovnako nesmie ísť o náklady, ktoré zákon výslovne označuje ako daňovo neuznateľné náklady, aj keď inak spĺňajú všetky podmienky. Všeobecne platí, že by ste si do účtovníctva či daňovej evidencie mali zahrnúť iba tie náklady, ktoré si obhájite pred správcom dane.
Medzi daňovo neuznateľné náklady patria napríklad výdavky na reprezentáciu a dary. Výnimkou je drobný majetok, ktorý podnikateľ využíva viac než jeden rok, ale jeho cena neprevyšuje čiastku 1 700 €.
Príklady z praxe
Náklady tzv. reprezentačného na úhradu útraty za občerstvenie (jedlo a nápoje) patria podľa zákona o dani z príjmov medzi nedaňové výdavky, t. j. do ustanovenia § 21 zák. č. 595/2003 Z. z. Ak firma dostane pracovnú návštevu kľúčového dodávateľa (odberateľa) zo zahraničia a pozve túto delegáciu na pracovný obed alebo obchodnú (biznis) večeru - je síce slušné a korektné túto útratu za hostí zaplatiť, ale nie je to možné zahrnovať a nárokovať si to ako daňový výdavok.
Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov stanovuje, že zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí aj náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov. To však vonkoncom neznamená, že každý výdavok, ktorý vznikne zamestnancovi pri pracovnej ceste, sa účtuje a posudzuje ako „cestovný náklad“ zamestnávateľa. Napríklad, ak zamestnanec vykoná pracovnú cestu autom, pričom do auta nakúpi benzín, nákup benzínu zamestnávateľ účtuje ako spotrebu materiálu (účet 501). Obdobne ak sa na pracovnej ceste pokazí auto, pričom zamestnanec zaplatí za jeho opravu, z pohľadu zamestnávateľa ide o výdavok na opravu (účet 511). Rovnako ak zamestnanec doloží doklad s poznámkou „pracovný obed“, z pohľadu zamestnávateľa ide o výdavok na reprezentáciu (účet 513). To znamená, že zamestnávateľ o týchto nákladoch účtuje v súlade s postupmi účtovania, pričom posudzuje ich vecné a druhové hľadisko.
Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ stravné kráti o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky, o 40 % za bezplatne poskytnutý obed a o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín. Z uvedeného vyplýva, že ak zamestnávateľ preplatí zamestnancovi doklad „pracovný obed“, z pohľadu zamestnávateľa ide o výdavok na reprezentáciu. To zároveň aj znamená, že zamestnanec mal preukázateľne zabezpečený „bezplatný“ obed, preto sa mu stravné kráti v súlade s § 5 ods. 6 zákona č. 283/2002 Z. z. Suma prijatá zamestnancom od zamestnávateľa za „pracovný obed“ nie je u zamestnanca predmetom dane, čo vyplýva z ustanovenia § 5 ods. 5 písm. c) zákona č. 595/2003 Z. z.
eKasa v praxi - Virtuálna registračná pokladnica | VRP tlačiareň
Príklad z praxe: Daňovník - platiteľ DPH zabezpečuje pre svojich 2 zamestnancov obedy. Za spotrebované obedy za mesiac júl 2025 mu bola doručená faktúra v celkovej sume 378 eur s 5 % sadzbou DPH (40 obedov x 9,45 eur s DPH). Cena jedného obeda je 9 eur bez DPH, DPH vo výške 5 % je 0,45 eur. Celková suma faktúry bez DPH je 360 eur. V prvom riadku opravte sumu na 193,60 eur. Nastavte sa na druhý riadok a opravte sumu v poli základ na 166,40 eur. Vyplnený rozpis a záväzok uložte.
Prehľad platných hodnôt stravného je zhrnutý v nasledujúcej tabuľke:
| Časové pásmo | Minimálna výška stravného |
|---|---|
| 5 až 12 hodín | 5,10 € |
| Nad 12 hodín až 18 hodín | 7,60 € |
| Nad 18 hodín | 11,60 € |
Stravné ako daňový výdavok živnostníka je limitovaný. Príspevok na stravu do limitu určeného zákonom je daňovým výdavkom spoločnosti. Príspevok na stravovanie zamestnanca je považovaný za zdaniteľný príjem zamestnanca. Tento zdanený benefit zamestnanca podlieha dani zo závislej činnosti, sociálnym a zdravotným odvodom, je pre zamestnávateľa daňovým výdavkom a môže byť hradený zo sociálnej politiky aj príspevkom zo sociálneho fondu.