Cestovanie za prácou do zahraničia je bežnou súčasťou pracovného života mnohých zamestnancov. Súčasťou týchto ciest sú aj rôzne výdavky, ktoré by mal zamestnávateľ zamestnancovi uhradiť. Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania týchto náhrad, čím zabezpečuje, aby zamestnanci neboli finančne poškodení počas plnenia pracovných úloh mimo svojho pravidelného pracoviska.
Pri zahraničných pracovných cestách vznikajú zamestnancom rôzne druhy výdavkov, ktoré sú predmetom náhrady. Medzi základné náhrady patria:
- Náhrada preukázaných cestovných výdavkov: Zahŕňa výdavky na dopravu, ako sú cestovné lístky, letenky, taxíky či miestna verejná doprava. Zamestnanec musí tieto výdavky preukázať relevantnými dokladmi.
- Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie: Zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok za ubytovanie, pričom zákon nestanovuje žiadne finančné limity. Zamestnávateľ môže určiť spôsob ubytovania, napríklad kategóriu hotela, ale nie maximálnu sumu.
- Náhrada potrebných vedľajších výdavkov: Ide o ostatné preukázané výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s plnením úloh alebo podmienkami zahraničnej pracovnej cesty. Sem môžu patriť napríklad poplatky za telefón, internet či parkovanie.
- Poistenie liečebných nákladov v zahraničí: Zamestnanec má nárok na náhradu výdavkov za poistenie liečebných nákladov, nie však za celkové cestovné poistenie.
- Povinné alebo odporúčané očkovanie: V niektorých prípadoch môže zamestnávateľ uhradiť aj náklady na očkovanie súvisiace s pracovnou cestou.
- Náhrada za cesty na návštevu rodiny: Zákon umožňuje náhradu výdavkov na cesty na návštevu rodiny, avšak primárne na území Slovenskej republiky.
- Stravné: Poskytuje sa za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty.
- Vreckové: Môže byť poskytnuté ako doplnková náhrada na pokrytie iných výdavkov.
Všetky doklady preukazujúce výdavky musia byť v súlade s časom a miestom konania pracovnej cesty. V prípade straty dokladu môže zamestnávateľ uznať výdavky aj bez ich preukázania v zmysle § 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z.
Podrobnejší pohľad na jednotlivé náhrady
Cestovné výdavky
Cestovné výdavky preukazuje zamestnanec dokladom z konkrétne určeného druhu a spôsobu dopravy. Všetky doklady z časového aj vecného hľadiska musia byť správne, t. j. V prípade, že zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže (napr. z dôvodu straty), zamestnávateľ môže uznať tieto výdavky aj bez preukázania (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z.).
Ubytovanie
Zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok na ubytovanie. Na ubytovanie nie sú zákonom o cestovných náhradách ustanovené žiadne limity a nemôže si ich určiť ani zamestnávateľ vo svojom vnútornom predpise. Zamestnávateľ môže ovplyvniť sumu výdavku na ubytovanie iba tak, že zamestnancovi na zahraničnej pracovnej ceste ubytovanie zabezpečí. Zamestnávateľ tiež môže zamestnancovi určiť v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty spôsob ubytovania (hotel do určitej kategórie, ubytovňa, penzión a pod.), nie však finančný limit na ubytovanie. Zamestnávateľ má povinnosť vždy požadovať od zamestnanca predloženie dokladu za výdavky na ubytovanie a v prípade straty dokladu požadovať vystavenie náhradného dokladu. Ak sa nepodarí získať náhradný doklad o ubytovaní, zamestnávateľ môže uznať tento výdavok aj bez preukázania - (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z.
Vedľajšie výdavky
Rozsah týchto výdavkov nie je v zákone o cestovných náhradách vymedzený. V prípade, že zamestnanec potrebné vedľajšie výdavky nepreukáže (napr. z dôvodu straty), zamestnávateľ môže uznať tieto výdavky aj bez preukázania (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z.
Poistenie liečebných nákladov
Táto náhrada sa vzťahuje výslovne len na poistenie liečebných nákladov. Nevzťahuje sa na celkové tzv. § 11 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z.
Stravné
Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné v eurách alebo v cudzej mene bez ohľadu na dĺžku jej trvania. (§ 16 zákona č. 283/2002 Z. z. Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné v eurách alebo v cudzej mene len vo výške podľa konkrétneho časového pásma, t. j. bez ohľadu na to, v ktorých krajinách sa zdržiaval. (§ 13 ods. 5 zákona č. 283/2002 Z. z.
Krátenie stravného
Zamestnávateľ nárokové stravné zamestnancovi kráti, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste čiastočné bezplatné stravovanie (napr. zabezpečenie len obeda, len večere, raňajok a obeda a pod.). Zamestnancovi sa stravné v prípade bezplatne zabezpečeného jedla nekráti, ak zamestnanec stravovanie nemohol využiť z nejakých vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. skorší odlet lietadla, plnenie úloh zamestnávateľa v čase podávania bezplatného stravovania a pod). Ak zamestnanec z dôvodov, ktoré nezavinil, zabezpečené jedlo, resp. poskytnuté raňajky nemohol prevziať, má právo tieto dôvody uviesť vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty a oprávnený zamestnanec zamestnávateľa tento aspekt posúdi. (§ 13 ods. 9 zákona č. 283/2002 Z. z.
Za bezplatne zabezpečené raňajky sa stravné kráti o 25 %, za obed o 40 % a za večeru o 35 %. Ak má zamestnanec dohodnuté iné podmienky poskytovania stravného, krátenie sa vypočíta z najvyššej dohodnutej sumy.
Vreckové
Vreckové môže byť poskytnuté do výšky 40 % stravného, ktoré je stanovené v § 13 ods. 4 Zákona č. 283/2002 Z. z. V rámci jedného zamestnávateľa sa môže vreckové poskytovať v rozdielnej výške pre rôznych zamestnancov alebo pre skupiny zamestnancov, ak je na rozdielnu výšku oprávnený dôvod (zásada rovnakého zaobchádzania). Vreckové pri pracovnej ceste do zahraničia sa odvíja od výšky stravného, ktoré je definované pre každý štát. No čo ak je stravné nulové, pretože jedlo zabezpečila pozývacia strana? Jedni odborníci tvrdia, že nárok na vreckové môže vzniknúť, aj keď nevznikne nárok na stravné. Druhí sa domnievajú, že ak sa stravné skráti na nulu, je aj percentuálny podiel vreckového z nulového stravného nula. V zmysle § 14 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách vzniká zamestnancovi počas zahraničnej pracovnej cesty nárok na vreckové vo výške od 5 do 40 percent zo sadzby stravného stanoveného v § 13 ods. 4 a 5 citovaného zákona.
Daňová uznateľnosť cestovných náhrad
Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov, napríklad podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. To platí aj pre vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste.
Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi vreckové vo vyššej výške, ako umožňuje zákon (napr. 60 % namiesto maximálnych 40 %), suma presahujúca tento limit je považovaná za pripočítateľnú položku k výsledku hospodárenia.
Náklady na letenky, ubytovanie či iné výdavky spojené so zahraničnou pracovnou cestou sú daňovo uznateľné, pokiaľ sú v súlade s podmienkami stanovenými zákonom o cestovných náhradách a zákonom o dani z príjmov. V prípade zrušenia pracovnej cesty môžu byť poplatky za zrušenie letu tiež daňovým výdavkom, ak zamestnávateľ vie preukázať, že zrušenie bolo spôsobené nepredvídateľnými okolnosťami.
| Typ náhrady | Zákonné ustanovenie | Poznámka |
|---|---|---|
| Cestovné výdavky | § 4 ods. 1 písm. a) | Preukázané dokladmi |
| Výdavky za ubytovanie | § 4 ods. 1 písm. b) | Preukázané dokladmi, bez limitu |
| Vedľajšie výdavky | § 4 ods. 1 písm. d) | Preukázané, nevyhnutné a účelné |
| Poistenie liečebných nákladov | § 11 ods. 1) | Len liečebné náklady |
| Stravné | § 13 | Denná sadzba podľa krajiny a času |
| Vreckové | § 14 | 5 % - 40 % zo stravného |
Je dôležité zdôrazniť, že zamestnávateľ má povinnosť stanoviť presné pravidlá a zásady poskytovania cestovných náhrad vo svojej internej smernici, aby boli záväzné pre všetkých zamestnancov. V prípade nejasností alebo špecifických situácií je vždy vhodné konzultovať príslušné zákony a predpisy.