Ako si vyúčtovať raňajky pri služobnej ceste

Cestovné náhrady sú dôležitou súčasťou odmeňovania zamestnancov, ktorí cestujú v rámci svojich pracovných povinností. Ich hlavnou funkciou je kompenzovať reálne výdavky a tým zabezpečujú hladký chod firmy a motivujú zamestnancov, aby efektívne plnili úlohy aj mimo pracoviska. Cestovné náhrady zahŕňajú všetky výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi v súvislosti so služobnou cestou a sú definované v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.

Kto má nárok na cestovné náhrady?

Všeobecne platí, že nárok na cestovné náhrady vzniká zamestnancom v pracovnom pomere pri pracovných cestách. Okrem nich však zákon o cestovných náhradách a Zákonník práce definujú aj ďalšie osoby:

• Osoby v pracovnoprávnom vzťahu: Zamestnanci v pracovnom pomere, štátni zamestnanci, členovia družstiev (ak je pracovný vzťah podmienkou členstva), dočasne pridelení zamestnanci.
• Osoby na základe dohôd: Fyzické osoby na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode).
• Osoby definované osobitnými predpismi: Zahraniční zamestnanci, rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí, verejní funkcionári, audítori, daňoví poradcovia.
• Osoby v iných vzťahoch s nárokom na náhradu cestovného (podmienené dohodou): Členovia orgánov právnických osôb, osoby plniace úlohy pre právnickú alebo fyzickú osobu.

Pracovnou cestou zamestnanca sa rozumie časový úsek od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia tejto cesty. Čas trvania pracovnej cesty teda pozostáva z troch etáp: čas presunu z miesta nástupu na pracovnú cestu na miesto výkonu práce, čas samotného výkonu práce a čas presunu z miesta výkonu práce do miesta skončenia pracovnej cesty. Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu písomne (v cestovnom príkaze) určuje miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty. Nutnou podmienkou, ktorá musí byť splnená pre to, aby išlo o pracovnú cestu, je to, že výkon práce sa musí uskutočňovať mimo pravidelného pracoviska zamestnanca. Preto je dôležité mu venovať pozornosť. Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Malo by byť definované dostatočne určito, tzn. avšak v žiadnom prípade nie ako celá Slovenská republika. Ak nie je pravidelné pracovisko dohodnuté, je ním miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávaných mimo pracovného pomeru. V prípade zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania (napr. konateľ s. r. o.).

Druhy cestovných náhrad

Medzi hlavné druhy cestovných náhrad patria:

• Náhrada cestovných výdavkov (cestovné lístky, letenky, taxi).
• Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla (náhrada za spotrebované pohonné látky, základná náhrada za každý kilometer jazdy).
• Náhrada ubytovacích výdavkov (hotelový účet, účet zo súkromného ubytovania).
• Náhrady iných preukázaných výdavkov (poplatky za parkovanie, diaľničné poplatky, vstupné na služobné podujatia).

Preukázané cestovné výdavky: Ide o výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti pracovnou cestou a svojim fyzickým presunom z miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce a odtiaľ do miesta skončenia pracovnej cesty. Cestovné výdavky sa najčastejšie preukazujú cestovnými lístkami na autobus, vlak, lietadlo, dokladom o úhrade za taxislužbu. Preukázané výdavky na ubytovanie: V prípade, že si pracovná cesta vyžaduje ubytovanie a zamestnávateľ ho zamestnancovi nezabezpečil, uhrádza ho zamestnanec a následne má nárok na jeho preplatenie. Preukázané potrebné vedľajšie výdavky: Zamestnanec má od zamestnávateľa nárok aj na preplatenie bližšie nešpecifikovaných výdavkov, ktoré mu v súvislosti s pracovnou cestou vznikli. Podľa jej povahy môžu mať rôznu podobu, napr. Preukázané cestovné výdavky za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta trvalého alebo prechodného pobytu alebo vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na Slovensku, ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň.

Spomínané štyri preukazované zložky cestovných náhrad môže zamestnávateľ zamestnancovi poskytnúť aj vtedy, ak mu výdavky na ne zamestnanec nepreukáže. Vyplýva to z § 4 ods. 2 a 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách.

Stravné pri pracovnej ceste

Stravné: Je to jediná zložka cestovných náhrad, ktorej suma je presne určená predpismi a jej výška sa teda nepreukazuje. Nárok na stravné má teda zamestnanec len vtedy, ak jeho pracovná cesta trvala aspoň 5 hodín. (napr. V praxi často dochádza aj k situácii, že zamestnanec na pracovnú cestu použije motorové vozidlo (cestné vozidlo alebo traktor) iné ako vozidlo poskytnuté zamestnávateľom (teda napr. svoje). Tento spôsob cestovania počas pracovnej cesty však podlieha písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Zákon o cestovných náhradách rieši aj otázku stravného. Stravné je príspevok na stravovanie, ktorý zamestnanec dostáva počas služobnej cesty. Tento príspevok má pokryť zvýšené náklady na jedlo mimo bežného pracoviska. Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, ktorý je rozdelený do troch časových pásiem.

Suma stravného pre časové pásma je podľa § 5 ods. 2 Zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách stanovená opatrením MPSVR SR č. 211/2024 Z. z. o sumách stravného takto:

• 8,30 eura pre časové pásmo 5 až 12 hodín
• 12,30 eura pre časové pásmo nad 12 hodín až 18 hodín
• 18,40 eura pre časové pásmo nad 18 hodín

Opatrenie nadobudlo účinnosť od 1. septembra 2024.

Príklad na výpočet stravného pri tuzemskej pracovnej ceste

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu z Košíc do Žiliny. Pracovná cesta začala dňa 3.10.2024 o 14:00 hod. a skončila príchodom do Košíc dňa 5.10.2024 o 16:00 hod. Zamestnanec nemal zabezpečené stravovanie.

1. 1. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme 5 až 12 hodín = 8,30 eura
2. 2. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme nad 18 hodín = 18,40 eura
3. 3. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme 12 až 18 hodín = 12,30 eura

Zamestnancovi vznikol nárok na stravné vo výške 39 eur.

Bezplatne zabezpečené stravovanie a krátenie stravného pri pracovnej ceste od 1.9.2024

Zákon o cestovných náhradách pripúšťa možnosť krátenia stravného v celom rozsahu alebo čiastočne v prípade, ak vám zamestnávateľ na pracovnej ceste preukázateľne zabezpečí bezplatné stravovanie.

• Bezplatne zabezpečené stravovanie: v celom rozsahu - ide o zabezpečenie troch hlavných jedál počas pracovnej cesty (raňajky, obed, večera), čiastočne - ide o zabezpečenie jedného, prípadne dvoch hlavných jedál počas pracovnej cesty (napr. len raňajky, alebo raňajky a obed a pod..).

Za bezplatne zabezpečené stravovanie sa nepovažuje obvyklé pohostenie ako napr. káva, čaj, minerálna voda, obložená žemľa, chlebík, bageta a pod.

Ak vám zamestnávateľ počas služobnej cesty v daný kalendárny deň zabezpečí bezplatné stravovanie v celom rozsahu, nárok na stravné vám nevzniká. Ak vám zamestnávateľ počas služobnej cesty v daný kalendárny deň zabezpečí bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ kráti stravné nasledovne:

• za bezplatne poskytnuté raňajky o 25 %,
• za bezplatne poskytnutý obed o 40 %,
• za bezplatne poskytnutú večeru o 35 %.

Stravné sa kráti o vypočítanú nominálnu hodnotu, ktorá sa počíta z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín takto:

• za bezplatne poskytnuté raňajky o 4,60 € (18,40 € x 25 % = 4,50 €)
• za bezplatne poskytnutý obed o 7,36 € (18,40 € x 40 % = 7,36 €)
• za bezplatne poskytnutú večeru o 6,44 € (18,40 € x 35 % = 6,44 €)

V praxi často dochádza k chybnému kráteniu stravného a to zo sumy stravného platného pre dané časové pásmo v rámci kalendárneho dňa. Poznámka: Pozor na zaokrúhľovanie vypočítaného stravného. Podľa § 5 ods. 10 sa suma stravného vypočítaná pre príslušné časové pásmo zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor. Nezaokrúhľuje sa teda vypočítaná nominálna hodnota krátenia stravného.

Príklad na krátenie stravného pri tuzemskej pracovnej ceste

Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu z Košíc do Žiliny. Pracovná cesta začala dňa 3.10.2024 o 14:00 hod. a skončila príchodom do Košíc dňa 5.10.2024 o 16:00 hod. Zamestnanec mal zabezpečené stravovanie na pracovnej ceste nasledovne: 1. deň - večera 2. deň - raňajky, obed, večera 3. deň - raňajky, obed

Výpočet stravného:

1. 1. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme 5 až 12 hodín; stravné = 8,30 eura (krátenie stravného o 35 %, t.j. o 6,44 €; určené stravné = 8,30 € - 6,44 € = 1,86 €)
2. 2. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme nad 18 hodín; stravné = 18,40 eura (krátenie stravného o 100 % - poskytnuté stravovanie v celom rozsahu; určené stravné 0 €)
3. 3. deň - pracovná cesta trvala v časovom pásme 12 až 18 hodín; stravné = 12,30 eura (krátenie stravného o 65 %, t.j. o 11,96 €; určené stravné = 12,30 € - 4,60 € - 7,36 € = 0,34 €)

Zamestnancovi vznikol nárok na stravné vo výške 2,20 eur.

Rovnakým spôsobom, ako je vyššie uvedené, sa vám kráti stravné v prípade, že ste mali v rámci ubytovacích služieb preukázane poskytnuté bezplatné raňajky. Zamestnávateľ stravné nekráti, ak vám síce bezplatne zabezpečil jedlo alebo raňajky v rámci ubytovacích služieb, ale tieto ste nemohli využiť z dôvodov, ktoré ste nezavinili (napr. z dôvodu skoršieho odchodu z hotela kvôli plneniu pracovných povinností atď..)

Vylúčenie poskytovania stravného počas prerušenia pracovnej cesty

Ak sa počas pracovnej cesty rozhodnete navštíviť rodinu alebo prerušíte pracovnú cestu z iných dôvodov na vašej strane, potom vám nárok na stravné za tieto dni nevzniká.

Dokedy je potrebné zamestnávateľa požiadať o preplatenie stravného

Ukončili ste pracovnú cestu a čakáte, že vám zamestnávateľ automaticky preplatí všetky výdavky s ňou spojené, vrátane stravného? Nie je to totiž jeho povinnosť. Podľa zákona o cestovných náhradách ste povinný najneskôr do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi všetky potrebné doklady na preplatenie, ak sa s vami zamestnávateľ nedohodol inak, napr. v kolektívnej zmluve, vo vnútornom predpise alebo v písomnej dohode s vami určil dlhšiu dobu, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta.

Následne zamestnávateľ posúdi oprávnenosť nárokov spojených so služobnou cestou a ak sú splnené všetky podmienky, má potom povinnosť najneskôr do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie cestovných výdavkov a tieto vám preplatiť. V kolektívnej zmluve, vo vnútornom predpise alebo v písomnej dohode s vami môže určiť aj dlhšiu lehotu na preplatenie, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli písomné doklady predložené.

Daňové hľadisko cestovných náhrad a stravného

Cestovné náhrady sú daňovým výdavkom (§ 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov (napr. podľa zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov), a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa § 14 zákona o cestovných náhradách.

V súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami, ktoré možno uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v tomto zákone sú cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona č. 283/2002 Z. z. Z uvedeného vyplýva, že náklady na zakúpenie letenky sú daňovým nákladom v súlade s § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov za predpokladu dodržania podmienok stanovených v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Pokiaľ došlo k zrušeniu zahraničnej pracovnej cesty, poplatok za zrušenie letu možno považovať za daňový výdavok v súlade so zákonom o dani z príjmov za predpokladu, že spoločnosť vie preukázať, že zahraničnú pracovnú cestu bola nútená zrušiť v dôsledku nepredvídateľných skutočností.

Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste

Podľa § 14 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové vo výške do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.4 a 5 tohto zákona. Keďže vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste je uznaným daňovým výdavkom vo výške podľa § 14 zákona o cestovných náhradách, suma prevyšujúca 40 % ustanoveného stravného je pripočítateľnou položkou k výsledku hospodárenia na riadku 130 daňového priznania (riadok 14 tabuľky A).

Vreckové poskytnuté zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste vo výške do 40 % stravného je daňovým výdavkom, ale zároveň je aj pre zamestnanca príjmom zo závislej činnosti, ktorý sa zdaní v úhrne zdaniteľných príjmov v príslušnom kalendárnom mesiaci, nakoľko vreckové nie je cestovnou náhradou, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách. Je iba na rozhodnutí zamestnávateľa, či toto vreckové zamestnancovi poskytne.

Stravovacie služby fakturované zamestnávateľovi

Spoločnosť fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnie do daňových výdavkov v súlade s § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa § 5 zákona o cestovných náhradách. Suma stravného zúčtovaná do nákladov nad limit stanovený zákonom o cestovných náhradách je pri zistení základu dane položkou zvyšujúcou základ dane.

Príklad: Zamestnanci spoločnosti sa v septembri roka 2025 zúčastnili štvordňového školenia mimo pravidelného pracoviska. Náklady na školenie, ktoré organizovala spoločnosť, boli príslušným prevádzkovým zariadením fakturované dvoma faktúrami. Zvlášť boli fakturované prenájom priestorov a ubytovacie služby a zvlášť bola vystavená faktúra za stravovacie služby. Podľa faktúry za stravovacie služby vychádza na zamestnanca stravné v 1. a 4. deň vo výške 20 € , 2. a 3. deň stravné vo výške 30 €. Spoločnosť fakturované stravovacie služby poskytnuté zamestnancom pri pracovnej ceste zahrnie do daňových výdavkov v súlade s § 19 ods.2 písm. d) zákona o dani z príjmov len do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa § 5 zákona o cestovných náhradách. Keďže stravné, ktoré zodpovedá dĺžke pracovnej cesty v jednotlivých dňoch strávených zamestnancami na pracovnej ceste je v 1. a 4. deň vo výške 13,10 € a v 2. a 3. deň vo výške 19,50 €, suma stravného zúčtovaná do nákladov nad limit stanovený zákonom o cestovných náhradách je pri zistení základu dane položkou zvyšujúcou základ dane.

Ubytovanie konateľa a daňové výdavky

Konateľ je podľa § 1 ods.2 písm. b) zákona o cestovných náhradách na účely tohto zákona zamestnancom. Ak konateľ pri takejto pracovnej ceste uhrádza ubytovanie sám, má nárok na úhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie. V prípade, že konateľovi zabezpečí ubytovanie spoločnosť (zamestnávateľ), zamestnanec (konateľ) si túto cestovnú náhradu neuplatňuje. U zamestnávateľa je teda prenájom bytu, v ktorom je ubytovaný konateľ firmy v rámci pracovnej cesty, daňovo uznaným výdavkom v súlade s § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Ak spoločnosť z hľadiska hospodárnosti, resp. z iných dôvodov namiesto úhrad nákladov za ubytovanie poskytované inými subjektmi prenajala byt, ktorý využíva na účely ubytovania konateľov spoločnosti počas výkonu ich činnosti pre spoločnosť, resp. iných zamestnancov spoločnosti pri pracovných cestách, prípadne byt využíva na iné účely v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, je možné náklady na prenájom tohto bytu, ako aj výdavky súvisiace s jeho prevádzkou, ak ich úhrada vyplýva z nájomnej zmluvy, napr. na spotrebu elektriny, plynu, vody, uznať za daňové výdavky spoločnosti za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov.

Účtovanie raňajok na faktúre za ubytovanie

Ak zamestnávateľ objednáva ubytovanie a stravovanie pre svojich zamestnancov na služobnej ceste, ide vlastne o nákup tovarov a služieb pre účely svojho podnikania. Pokiaľ spoločnosť objednáva ubytovanie a stravovanie pre svojich zamestnancov na služobnej ceste, ide vlastne o nákup tovarov a služieb pre účely svojho podnikania.

Zamestnancovi krátite cestovné náhrady z položky stravné vo výške 25 %, nakoľko bol na služobnej ceste 24 hodín v zmysle Zákona o cestovných náhradách. Daňovo uznaný náklad je iba vo výške, o ktorú ste krátili stravné zamestnancovi. V tomto prípade sa zamestnancovi totiž neposkytlo nenárokové stravné (ako cestovná náhrada v hotovosti), ale stravovanie ako nepeňažné plnenie, ktoré je od dane oslobodené bez ohľadu na jeho výšku v zmysle § 5 ods.5 Zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z.

Účtovanie cestovných nákladov

Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 - Cestovné. Náklady na cestovné sa účtujú na účte 512 Účet 512 - Cestovné (Nákladový - daňový) 512 - Cestovné.

Pri účtovaní cestovných náhrad poskytovaných zamestnancom si môže účtovná jednotka zvoliť či bude používať účet 335 Účet 335 - Pohľadávky voči zamestnancom (Aktivní) 335 - Pohľadávky voči zamestnancom alebo účet 333 Účet 333 - Ostatné záväzky voči zamestnancom (Pasivní) 333 - Ostatné záväzky voči zamestnancom.

Príklad: Zamestnanec spoločnosti AKON s.r.o. bol vyslaný na pracovnú cestu v rámci Slovenskej republiky, pracovnú cestu začal ráno o 6:00 a skončil ju na druhý deň o 15:00. V rámci cestovného príkazu predložil zamestnávateľovi dva cestovné lístky, preukazujúce cestu autobusom, bloček z ERP z hotela s vyčíslením nákladov na ubytovanie, doklad od taxikára za prepravu z autobusovej stanice do hotela. Okrem dokladov preukazujúcich výdavky zamestnanca má zamestnanec nárok aj na stravné a vreckové, celková suma vyúčtovania predstavoval 136,50 eur. Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi pred začiatkom pracovnej cesty zálohu na výdavky spojené s pracovnou cestou vo výške 100 eur.

Príklad: Zamestnanec spoločnosti PRVA s.r.o. bol vyslaný na pracovnú cestu v rámci Slovenskej republiky, pracovná cesta trvala od 8:00 a do 18:30. Zamestnanec na pracovnú cestu použil vlastné motorové vozidlo. V rámci cestovného príkazu predložil zamestnávateľovi doklad preukazujúci nákup PHM. Zamestnávateľ zamestnancovi neposkytol žiadnu zálohu.

Použitie vlastného motorového vozidla pri služobnej ceste

V praxi často dochádza aj k situácii, že zamestnanec na pracovnú cestu použije motorové vozidlo (cestné vozidlo alebo traktor) iné ako vozidlo poskytnuté zamestnávateľom (teda napr. svoje). Tento spôsob cestovania počas pracovnej cesty však podlieha písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

Základná náhrada za každý aj začatý 1 km jazdy sa určuje opatrením ministerstva práce (v priebehu roka sa môže zmeniť). Momentálne je pre jednostopové vozidlá a trojkolky 0,075 eura/km a pre osobné cestné motorové vozidlá 0,265 eura/km (pri použití prívesu sa zvyšuje o 15 %). Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi v sume zodpovedajúcej súčinu jednotkovej ceny pohonnej látky a spotreby pohonných látok za každý aj začatý kilometer jazdy. Zákon o cestovných náhradách v § 36 ods. Jednotkovú cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak je pohonnou látkou elektrická energia, za doklad o kúpe sa považuje aj doklad, z ktorého možno odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrickú energiu pre domácnosť, v ktorej zamestnanec vozidlo nabíjal. V prípade viacerých dokladov sa môže použiť aritmetický priemer.

Alternatívne sa zamestnávateľ môže so zamestnancom písomne dohodnúť na poskytnutí celkovej náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Lehoty pre vyúčtovanie a preplatenie cestovných náhrad

Po skončení pracovnej cesty má zamestnanec desať pracovných dní na to, aby zamestnávateľovi predložil písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad. Následne po ich predložení má zamestnávateľ desať pracovných dní na vyúčtovanie pracovnej cesty a vyplatenie cestovných náhrad zamestnancovi.

tags: #ako #si #vyuctovat #ranajky #pri #sluzobnej