V dnešnej dobe je práca s počítačom v kancelárii bez tabuliek, textových dokumentov a prezentácií takmer nemožná. Hoci existuje množstvo alternatívnych softvérov, kancelársky balík Microsoft Office zostáva dominantným nástrojom v biznis prostredí. Je to jednotka a bez akýchkoľvek výhrad aj špička medzi kancelárskymi aplikáciami a je potrebné dnes tento nástroj ovládať aspoň na mierne pokročilej úrovni.
Microsoft Word je najznámejší textový procesor. Svoju silu čerpá zo sily samotného Microsoftu, ktorý má ako jedna z najväčších spoločností na svete dostatočné nástroje pre podporu (a pretláčanie) svojich produktov. Samozrejme, nie je jediný.
Medzi ďalšie možnosti patria:
- kancelársky balík Microsoft Office 2010 Starter
- free online aplikácia na prácu priamo od Microsoftu
- free online aplikácia od Google-u na prácu nie len s textovými súbormi
Je dôležité rozlišovať medzi textovým editorom a textovým procesorom. Textový editor umožňuje počítačové spracovanie textu, ale neumožňuje meniť vzhľad dokumentu. Textový procesor, ako je Microsoft Word, je určený na detailnú prácu s textom, vrátane formátovania, štýlov, odsekov, číslovania, obrázkov, tabuliek a grafov.
Prostredie Wordu 2003
Prostredie Wordu 2003 sa skladá z niekoľkých hlavných častí:
- Hlavné menu: Obsahuje všetky možnosti programu, ktoré sú usporiadané do deviatich položiek. Po kliknutí na položku sa zobrazí rolovacia ponuka.
- Panely s nástrojmi: Umožňujú efektívnu prácu s textom, pretože poskytujú rýchly prístup k najpoužívanejším funkciám. Panely sa dajú premiestňovať a prispôsobovať.
V ponuke Hlavného menu 2003 sa nachádzajú všetky možnosti programu. Po kliknutí na jednu z deviatich položiek sa nám vyroluje ponuka. Niektoré položky sú šedé kvôli tomu, že v danej chvíli sa nedajú použiť. Spočiatku sa nám nezobrazí kompletná ponuka - je potrebné chvíľku počkať, alebo použiť dvojklik na položku v Hlavnom menu prípadne kliknúť na značku v dolnej časti roletky.
Pod hlavným menu máme Panely s nástrojmi, ktoré nám umožňujú omnoho efektívnejšiu prácu s textom (nemusíme funkcie hľadať v Hlavnom menu). Panely sa dajú premiestňovať na ktorékoľvek miesto (pripnúť k ďalším panelom alebo umiestniť voľne) uchopením za ich ľavý okraj.
Formátovanie textu vo Worde 2003
Word 2003 ponúka rozsiahle možnosti formátovania textu, ktoré sú dostupné prostredníctvom Panela nástrojov Formátovanie alebo Hlavného menu / Formát / Písmo. Medzi základné úpravy patrí:
- Zmena fontu: Výber typu písma, ktorý určuje jeho vzhľad.
- Zmena rezu písma: Tučný (bold), šikmý (kurzíva) a podčiarknutý.
- Zmena veľkosti písma: Výber veľkosti textu.
- Zmena farby písma: Výber farby textu.
Ak chcem čokoľvek v texte upravovať, musím povedať, na ktoré časti sa úprava bude vzťahovať. Text môžeme označovať viacerými spôsobmi. Najjednoduchšie je použitie ľavého tlačidla myši: kliknem > držím > ťahám cez písmeno, písmená či riadky > pustím. Pre efektívnu prácu s textom používame označenie bloku + označenie ďalšieho bloku s pridržaním Ctrl - výber nesúvislých oblastí textu.
Najjednoduchšia úprava textu spočíva v zmene fontu, rezu, veľkosti a farby. Font označovaný aj ako typ písma (alebo len písmo) určuje jeho vzhľad, jeho dizajn. Problémy nastávajú vtedy, ak použijem špeciálny font. Nie každý font podporuje všetky písmená (dlhé a mäkké). Taktiež ak sme si stiahli font (z netu) a použijeme ho v dokumente, ktorý sa pokúsime otvoriť v inom počítači.
Poznáme 3 základné rezy písma - tučný (bold, B), šikmé (kurzíva, I) a podčiarknuté (U). V 2007 bola pridaná aj možnosť prečiarknutého písma (v 2003 sa dá tiež cez Hlavné menu / Formát / Písmo > karta Písmo > sekcia Efekty). Ak máme na texte použitý nejaký z rezov, po označení slova je príslušné tlačidlo zvýraznené (oranžové).
Veľkosť textu si môžeme vybrať z možností alebo nastaviť akú potrebujeme. Farba textu sa mení tak ako font a veľkosť - výberom z možností. Ak nám chýba nejaká farba, môžeme si ju nájsť zvolením možnosti Ďalšie farby, kde mám ešte dve karty Štandardná (výber z ďalších farieb) a Vlastná (namiešanie vlastnej farby).
Kontingenčné tabuľky v kontexte Wordu 2003
Kontingenčné tabuľky sú výkonný nástroj na analýzu veľkého množstva údajov. Umožňujú rýchle zhrnutie, triedenie a filtrovanie údajov, čo je ideálne pre zložité analýzy. Aj keď sú primárne nástrojom Excelu, ich pochopenie je dôležité pre celkovú prácu s dátami v kancelárskom balíku.
Príprava dát: Uistite sa, že dáta sú zoradené do stĺpcov, údaje rovnakého druhu sú v jednom stĺpci a prvý riadok obsahuje jedinečné názvy stĺpcov. Tabuľka by nemala obsahovať žiadne voľné riadky alebo stĺpce.
Výber rozsahu údajov: Vyberte rozsah údajov, z ktorých chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku.
Vloženie kontingenčnej tabuľky: Na Karte Vložiť (Insert) / Kontingenčná tabuľka vyberte možnosť tabuľka alebo rozsah.
Kontingenčné tabuľky sa používajú na sumarizáciu hodnôt z dátových polí pomocou súhrnných funkcií, ako sú SUMA, POČET (COUNT) alebo PRIEMER (AVERAGE). Umožňujú zobraziť rôzne súhrny zdrojových údajov, filtrovať údaje a zobraziť podrobné údaje o oblastiach, ktoré vás zaujímajú.
Predstavte si, že vedenie spoločnosti sleduje počet dokončených úloh zamestnancami v rôznych tímoch. Pomocou kontingenčnej tabuľky je možné analyzovať, ktorý typ zákazníkov (napr. podľa veku, pohlavia, lokality) najčastejšie nakupuje určité produkty.
Kompatibilita a zmeny vo verziách Wordu
Pri práci s Wordom 2003 je dôležité zvážiť kompatibilitu s novšími verziami programu. Novšie verzie Wordu používajú formát súboru .docx, zatiaľ čo Word 2003 používa formát .doc.
Najväčší rozdiel medzi verziami nastal v spôsobe ukladania súborov. V skratke: od verzie 2007 sa textové dokumenty ukladajú vo formáte .docx namiesto pôvodnej prípony doc. Azda vzhľadom k filozofii Microsoftu (pretláčať nové produkty) nebola zabezpečená priama spätná kompatibilita. Jednoducho povedané textový dokument vytvorený vo Worde 2007 sa nedal otvoriť vo Worde 2003 (naopak to šlo). Toto bol extrémny problém pre všetkých, čo používali 2003 a nemali dôvod (resp. financie) na prechod na vyššiu verziu.
Riešením bolo: inštalácia balíka kompatibility (Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint File Formats) - platí pre 2003.
Pri ukladaní dokumentu z novšej verzie Wordu vyberte formát .doc, aby bol kompatibilný s Wordom 2003.
MS Word 2003 to 2010
Kurzy Microsoft Word
Ovládanie textového editora Microsoft Word patrí medzi základné digitálne zručnosti, ktoré dnes potrebuje takmer každý - od študentov cez administratívnych pracovníkov až po manažérov. Kurz Balík Microsoft Word Profesionál predstavuje komplexný vzdelávací program, ktorý vás prevedie od úplných základov až po pokročilé funkcie tohto najrozšírenejšieho textového editora. Kurz je určený pre všetkých, ktorí chcú získať profesionálnu úroveň práce s dokumentmi a výrazne zvýšiť svoju produktivitu pri každodenných úlohách.
Prvá časť kurzu Balík Microsoft Word Profesionál je venovaná osvojeniu si základov práce v prostredí MS Word. Zoznámite sa s pracovným prostredím, hlavným pásom nástrojov a naučíte sa efektívne písať, formátovať a upravovať text. Osvojíte si techniky označovania textu, kopírovania, presúvania a prácu so schránkou. Na tomto kurze sa dozviete, ako správne nastaviť kontrolu pravopisu, pracovať s rôznymi typmi písma a vytvárať prehľadné odrážkované a číslované zoznamy. Súčasťou je aj vkladanie obrázkov, SmartArt grafiky a tabuliek do dokumentu vrátane ich základného formátovania. Naučíte sa tiež správne nastaviť stranu pre tlač a vytlačiť dokument vrátane praktického cvičenia na tvorbu životopisu a obálky.
Druhá časť kurzu Balík Microsoft Word Profesionál sa zameriava na pokročilejšie techniky práce s textom a dokumentmi. Prevedie vás exportom a importom dokumentov v rôznych formátoch ako PDF, RTF či ODT. Osvojíte si pokročilé typografické úpravy vrátane nastavenia delenia slov, medzier medzi písmenami a práce s viacúrovňovými zoznamami. Kľúčovou témou tejto časti sú štýly - naučíte sa ich vytvárať, upravovať a využívať pri automatickom číslovaní nadpisov a generovaní obsahu dokumentu. Dozviete sa tiež pokročilé techniky práce s obrázkami vrátane orezávania a odstraňovania pozadia, ako aj komplexnú prácu s tabuľkami zahŕňajúcu výpočty, zoraďovanie a prepojenie s Excelom.
Tretia časť kurzu Balík Microsoft Word Profesionál je prakticky orientovaná na tvorbu rozsiahlych profesionálnych dokumentov a tímovú spoluprácu. Naučíte sa vytvárať letáky a brožúry pomocou stĺpcového formátu a textových polí, pracovať so sekciami dokumentu a vytvárať referencie vrátane automatického obsahu, poznámok pod čiarou, krížových odkazov a zoznamu použitej literatúry. Osvojíte si nástroje hromadnej korešpondencie pre tlač obálok, štítkov a personalizovaných listov. Dozviete sa, ako zabezpečiť dokument heslom, sledovať zmeny pri tímovej práci a revidovať dokumenty. Záverečná téma elektronických formulárov vás naučí vytvárať interaktívne šablóny s textovými poliami, rozbaľovacími zoznamami a začiarkávacími políčkami.
Prečo sa prihlásiť na kurz Balík Microsoft Word Profesionál? Získate ucelené znalosti od základov až po expertné funkcie v jednom komplexnom balíku za výhodnú cenu. Po absolvovaní budete schopní samostatne vytvárať profesionálne dokumenty akéhokoľvek rozsahu a zložitosti.